Как правильно писать деловые письма на английском

1704

17 марта 2025

Изучающим английский

Александра Кулиш

Книжный експерт

Переписка на английском - это стандартный способ коммуницировать с партнерами и клиентами. При этом важно придерживаться делового стиля и избегать некорректных фраз. Деловой английский язык упрощает рабочие процессы и делает общение более эффективным. Рассмотрим основные правила составления официальных писем на английском языке, в частности их структуру, как начать и как закончить деловое письмо на английском, примеры для четкого и правильного выражения мыслей.

Какие есть виды делового общения

Официально-деловые письма могут быть написаны в разных стилях, которые зависят от ситуации и отношений между сторонами:

Формальный используется в официальной переписке с партнерами, государственными учреждениями, руководством и тому подобное. Требуется четкая структура, вежливые формулировки и избегание сокращений.
Нейтральный применяется в профессиональной коммуникации между коллегами или партнерами, с которыми установлены доверительные, но деловые отношения. Остается пространство для менее формального тона.
Неформальный используется в общении с хорошо знакомыми людьми, например, коллегами, с которыми вы работаете длительное время. Этот вид переписки допускает использование разговорных выражений и сокращений.

Деловое общение может иметь разные уровни формальности в зависимости от ситуации и взаимоотношений между сторонами.

Основные правила переписки на английском

Чтобы написать хорошее деловое письмо, важно придерживаться таких принципов:

Четкость и логичность. Избегайте лишних деталей, выражайте мысли просто и понятно.
Вежливость. Используйте подходящие фразы даже в сложных ситуациях.
Грамматика и орфография. Ошибки в тексте недопустимы, они портят впечатление и снижают уровень доверия.
Правильный тон. Избегайте резких выражений, эмоциональной окраски и двусмысленных формулировок.
Персонализация. Обращайтесь к конкретному человеку, используйте его имя, если оно известно.
Проверка перед отправкой. Перечитайте письмо, чтобы избежать неточностей или ошибок.

Не забудьте о том, как официально обратиться в письме на английском правильно. Об этом мы поговорим далее.

А в работе вам точно пригодится словарь по английскому языку и учебник по деловому английскому, ведь там можно найти, какие слова присущи деловому, неформальному и другим видам переписки.

Как правильно формулировать тему и структуру делового письма

В деловой коммуникации важно не только то, что вы пишете, но и как именно вы структурируете свое письмо. Правильно сформулированная тема письма сразу задает тон и помогает адресату понять суть, а именно это нам и нужно. Тема должна быть короткой, конкретной и отражать основное действие или проблему, например: “Request for Updated Contract Draft”, “Follow-Up on Our Meeting”, “Issue with Invoice №2567”. Избегайте общих фраз вроде “Hello” или “Important”, так как они не дают контекста и могут даже попасть в спам.

Структура делового письма обычно состоит из нескольких обязательных элементов: вежливого вступительного приветствия, короткого объяснения цели письма, основного содержания — с фактами, вопросами или просьбами — и завершающей части, где вы подводите итог сообщения и указываете, какие действия ожидаете от собеседника. Такая структура облегчает восприятие информации и уменьшает риск недопониманий.

Полезные фразы и готовые выражения для деловой переписки на английском языке

Чтобы сделать переписку еще эффективнее, стоит обращаться к набору проверенных фраз и готовых выражений, которые помогают звучать профессионально и естественно. Если ищете информацию, как начать деловое письмо на английском, подойдут формулировки вроде:

“I hope this message finds you well,” или “Thank you for your prompt response.” Достаточно лаконичное и вежливое начало делового письма на английском.

Если нужно задать вопрос или сделать запрос, можно использовать:
“Could you please provide more details regarding…”, “I would appreciate it if you could….”

Для уточнения или акцентирования важного:
“Just to clarify…”, “Please note that…”.

А для завершения письма хорошо работают фразы:
“Looking forward to your response,”, “Should you need any further information, please let me know,”, “Best regards”.

Такие стандартные конструкции не только экономят время, но и делают вашу переписку более профессиональной, понятной и вежливой.

Как правильно оформлять деловые письма

Чтобы составить деловое письмо, просьбу, жалобу, благодарность или заявление, стоит воспользоваться эффективным методом ODAC:

Opening (вступление). Например: "Я надеюсь, что у вас все хорошо. Я бы хотел поговорить о..."
Details (основная часть). Например: «Мы изучили ваш запрос и определили, что...»
Action (ожидаемые действия). Например: «Не могли бы вы, пожалуйста, подтвердить к среде?»
Closing (завершение). Например: "С нетерпением жду вашего ответа. С наилучшими пожеланиями, Ann Richmond."

Метод ODAC — это хороший способ написания деловых писем. Он поможет вам четко и логично изложить нужную информацию. Также не забудьте о том, как представиться в деловом письме на английском. Это должно быть кратко и информативно: должность, ФИО

Как правильно писать негативные письма

Оформление негативного письма - это всегда вызов. Правильный подход поможет сохранить хорошие отношения. Важно придерживаться определенных правил при написании:

Сохраняйте нейтральный тон. Чтобы смягчить сообщение, начните письмо с благодарности или положительной фразы, даже если вы вынуждены отказать. Плохой вариант: «We can't help you at all.» Лучший вариант: «Спасибо, что обратились к нам. После тщательного рассмотрения мы с сожалением сообщаем вам, что не можем помочь с вашим запросом."
Четко объясняйте ситуацию, но без лишних подробностей. Даже в случае отказа предложите возможные варианты решения вопроса или заинтересованность в будущем сотрудничестве. Неправильный вариант: «We can't do this.» Правильный вариант: «Хотя мы не можем двигаться вперед в данный момент, мы были бы рады пересмотреть эту возможность в будущем, если обстоятельства изменятся».
Заканчивайте на позитивной ноте, ведь это поможет сохранить хорошие отношения: «Мы ценим ваше терпение и понимание...»

Правильное оформление письма помогает сохранить профессиональные и доверительные отношения.

Чего следует избегать в деловой переписке

Чтобы ваши письма, заявления или просьбы выглядели профессионально, следует избегать следующего:

использования сокращений и сленга («u» вместо «you»);
чрезмерно эмоционального или резкого тона;
неофициальных приветствий в формальных письмах («Hey» вместо «Dear Mr. Smith»);
длинных, сложных для понимания предложений;
отсутствия темы в заголовке;
использование Caps Lock (например, «PLEASE RESPOND ASAP» может показаться грубым).

Деловая переписка должна соответствовать профессиональным стандартам.

Как ответить на деловое письмо на английском?

Соблюдение правил этикета при ответе на деловые письма поможет вам поддерживать хорошие отношения. Кроме того, вы можете создать положительный имидж и прочную связь со своими клиентами и партнерами. Вот основные правила для ответов:

Оперативность. Желательно отвечать в течение 24 часов.
Сохранение стиля. Отвечайте в том же стиле, что и написанное письмо, которое вы получили.
Благодарность за обращение. Выражайте благодарность, даже если ответ отрицательный.

Отвечайте на все вопросы четко. Это поможет избежать недоразумений.

Образцы деловых писем, которые помогут в работе

Теперь давайте рассмотрим примеры деловых заявлений, отправленных через email, а также то, как подписывать деловые письма на английском.

Для подтверждения встречи можно написать письмо, указав в квадратных скобках имя получателя:

Dear [Recipient’s Name],

I wish you well. I am writing to check our planned meet on [date and time], that will happen at [location]. We look ahead to talk about [topic/agenda] and move our working together forward.

Please tell me if any changes or fixes are needed. I can't wait to see you then!

Best,
[Your Name]

Пример емейла об отправке документов:

Hi [Recipient’s Name],

I trust that you're fine. I am writing to submit the document as requested, [document name], which I have attached for your reference. Please let me know if you need any further information or if there is any problem with the document.

I appreciate your urgent attention to this matter. I await your response shortly.

Best,
[Your Name]

Какие книги из магазина Dinternal Education помогут улучшить свои навыки

В интернет-магазине Dinternal Education вы найдете много полезных книг. Обратите внимание на серию «Business Partner» и «Speak Out 3rd edition». Они содержат повседневные ситуации, примеры. Читая эти книги, вы сможете развить навыки эффективного общения как на работе, так и в личной жизни.

Надеемся, что следуя этим советам, вы сможете писать грамотные и эффективные деловые письма на английском языке. Образцы, приведенные в книгах, вдохновят вас писать правильно оформленные обращения к клиентам и компаньонам. Это поможет расширить профессиональные контакты и укрепить деловые отношения.