Як правильно писати ділові листи англійською?

181

17 березня 2025

Тим, хто вивчає англійську

Олександра Куліш

Книжковий експерт

Листування англійською — це стандартний спосіб комунікувати з партнерами та клієнтами. При цьому важливо дотримуватися ділового стилю та уникати некоректних фраз. Ділова англійська мова спрощує робочі процеси та робить спілкування ефективнішим. Розглянемо основні правила складання офіційних листів англійською мовою, зокрема їхню структуру та приклади для чіткого й правильного вираження думок.

Які є види ділового спілкування

Офіційно-ділові листи можуть бути написані у різних стилях, які залежать від ситуації та відносин між сторонами:

Формальний використовується в офіційному листуванні з партнерами, державними установами, керівництвом тощо. Вимагається чітка структура, ввічливі формулювання та уникнення скорочень.
Нейтральний застосовується у професійній комунікації між колегами або партнерами, з якими встановлені довірливі, але ділові відносини. Залишається простір для менш формального тону.
Неформальний використовується у спілкуванні з добре знайомими людьми, наприклад, колегами, з якими ви працюєте тривалий час. Цей вид листування допускає використання розмовних виразів і скорочень.

Ділове спілкування може мати різні рівні формальності залежно від ситуації та взаємин між сторонами.

Основні правила листування англійською

Щоб написати хорошого ділового листа, важливо дотримуватися таких принципів:

Чіткість і логічність. Уникайте зайвих деталей, висловлюйте думки просто і зрозуміло.
Ввічливість. Використовуйте відповідні фрази навіть у складних ситуаціях.
Граматика та орфографія. Помилки у тексті неприпустимі, вони псують враження та знижують рівень довіри.
Правильний тон. Уникайте різких виразів, емоційного забарвлення та двозначних формулювань.
Персоналізація. Звертайтесь до конкретної особи, використовуйте її ім’я, якщо воно відоме.
Перевірка перед відправленням. Перечитайте листа, щоб уникнути неточностей або помилок.

В роботі вам точно знадобиться словник з англійської мови та підручник з ділової англійської, адже там можна знайти, які слова притаманні діловому, неформальному та іншим видам листування.

Як правильно оформлювати ділові листи

Щоб скласти ділового листа, прохання, скаргу, подяку чи заяву, варто скористатися ефективним методом ODAC:

Opening (вступ). Наприклад: "I hope you’re doing well. I’d like to talk about…"
Details (основна частина). Наприклад: "We have examined your request and determined that…"
Action (очікувані дії). Наприклад: "Could you please confirm by Wednesday?"
Closing (завершення). Наприклад: "Looking forward to your response. Best regards, Ann Richmond."

Метод ODAC — це гарний спосіб написання ділових листів. Він допоможе вам чітко та логічно викласти потрібну інформацію.

Як правильно писати негативні листи

Оформлення негативного листа — це завжди виклик. Правильний підхід допоможе зберегти хороші відносини. Важливо дотримуватись певних правил під час написання:

Зберігайте нейтральний тон. Щоб пом’якшити повідомлення, розпочніть лист з подяки або позитивної фрази, навіть якщо ви змушені відмовити. Поганий варіант: "We can't help you at all." Кращий варіант: "Thank you for reaching out to us. After careful consideration, we regret to inform you that we are unable to assist with your request."
Чітко пояснюйте ситуацію, але без зайвих подробиць. Навіть у разі відмови запропонуйте можливі варіанти розв'язання питання або зацікавленість у майбутній співпраці. Неправильний варіант: "We can't do this." Правильний варіант: "While we are unable to move forward at the moment, we would be happy to reconsider the opportunity in the future should circumstances change."
Закінчуйте на позитивній ноті, адже це допоможе зберегти хороші відносини: "We appreciate your patience and understanding…"

Правильне оформлення листа допомагає зберегти професійні та довірливі відносини.

Чого слід уникати у діловому листуванні

Щоб ваші листи, заяви або прохання виглядали професійно, варто уникати наступного:

використання скорочень та сленгу ("u" замість "you");
надмірно емоційного чи різкого тону;
неофіційних привітань у формальних листах ("Hey" замість "Dear Mr. Smith");
довгих, складних для розуміння речень;
відсутності теми в заголовку;
використання Caps Lock (наприклад, "PLEASE RESPOND ASAP" може здаватися грубим).

Ділове листування має відповідати професійним стандартам.

Правила відповідей на ділові листи

Дотримання правил етикету при відповіді на ділові листи допоможе вам підтримувати добрі відносини. Крім того, ви можете створити позитивний імідж і міцний зв'язок зі своїми клієнтами та партнерами. Ось основні правила для відповідей:

Оперативність. Бажано відповідати протягом 24 годин.
Збереження стилю. Відповідайте у тому ж стилі, що й написаний лист, якого ви отримали.
Подяка за звернення. Висловлюйте вдячність, навіть якщо відповідь негативна.

Відповідайте на всі питання чітко. Це допоможе уникнути непорозумінь.

Зразки ділових листів, які допоможуть в роботі

Тепер давайте розглянемо приклади ділових заяв англійською мовою, відправлених через емейл.

Для підтвердження зустрічі можна написати листа, вказавши у квадратних дужках ім’я отримувача:

Dear [Recipient’s Name],

I wish you well. I am writing to check our planned meet on [date and time], that will happen at [location]. We look ahead to talk about [topic/agenda] and move our working together forward.

Please tell me if any changes or fixes are needed. I can't wait to see you then!

Best,
[Your Name]

Приклад емейла про відправлення документів:

Hi [Recipient’s Name],

I trust that you're fine. I am writing to submit the document as requested, [document name], which I have attached for your reference. Please let me know if you need any further information or if there is any problem with the document.

I appreciate your urgent attention to this matter. I await your response shortly.

Best,
[Your Name]

Які книги з магазину Dinternal Education допоможуть поліпшити свої навички

В інтернет-магазині Dinternal Education ви знайдете багато корисних книг. Зверніть увагу на серію "Business Partner" та "Speak Out 3rd edition". Вони містять повсякденні ситуації, приклади. Читаючи ці книги, ви зможете розвинути навички ефективного спілкування як на роботі, так і в особистому житті.

Сподіваємось, що дотримуючись цих порад, ви зможете писати грамотні та ефективні ділові листи англійською мовою. Зразки, наведені у книгах, надихнуть вас писати правильно оформлені звертання до клієнтів та компаньйонів. Це допоможе розширити професійні контакти та зміцнити ділові відносини.